מדריך מזכירות — כלכלה ורישום

קריאה

• שורת חיפוש בראש הרשימה — תומכת ב-Gmail syntax (from:, is:unread, subject: וכו׳).
• לחיצה על שרשור פותחת את כל ההודעות שלו עם נמענים, נושא ותאריך.
• קבצים מצורפים מופיעים בתחתית כל הודעה.

שליחת הודעה חדשה

• כפתור ✉️ הודעה חדשה בראש הדף פותח חלון כתיבה.
• שדות: אל (חובה), עותק (CC) (אופציונלי), נושא, תוכן.
• אפשר נמען אחד או רבים מופרדים בפסיק. ההודעה נשלחת מכתובת ה-Gmail שחיברתם דרך /school/oauth/start.

תגובה לשרשור

• בתחתית כל שרשור פתוח מופיע כפתור ↩️ השב.
• החלון נפתח עם כתובת השולח של ההודעה האחרונה ועם נושא Re: ממולאים מראש — צריך רק לכתוב את התוכן.
• התגובה נצמדת לאותו שרשור גם בצד הנמען (לא הודעה נפרדת).

תיבות משותפות (אדמין/מזכירה)

• כפתורים בראש הדף לכל תיבה משותפת שמוגדרת ב- /school/admin/email-accounts.
• שליחה מתיבה משותפת — ההודעה תצא מהכתובת של אותה תיבה (לדוגמה, office@…) ולא מהכתובת האישית שלכם.

תפריט ראשי

• 🏢 ספקים — מאגר ספקים עם אישורי ניה״ס וניכוי מס.
• 📋 משימות והנה״ח — רשימת חובות וקנבן משימות.
• 🖊️ צ׳קים לחתימה — תור צ׳קים לפי חשבון.
• 📊 תקציב שנתי — רב-שנתי עם גרפים.
• 📑 הצעות מחיר ומכרזים — ניהול שלבי מכרז.
• 🤝 קבלני משנה — קבלן ראשי + תתי-קבלנים.

עוזר AI כלכלי

• לוח AI (Gemini Pro) בראש דף הכלכלה — שואלים שאלות חופשיות על הנתונים, מקבלים ניתוחים, טבלאות ודוחות.
• כפתורי preset מהירים: 🔍 שורות תקציב כפולות · 💸 חובות עבר לא רלוונטיים · 📋 סיכום משימות פתוחות · 📊 חריגות תקציב · 📄 דו״ח חודשי · ⚠️ ספקים ללא אישור.
• 📝 צור משימות הנה״ח — כפתור כחול בלוח ה-AI. מדביקים רשימת ספקים + פעולות בשפה חופשית וה-AI יוצר משימה לכל שורה עם כותרת מובנית (ראו מדור המשימות).

פרטי ספק

• שם חברה · ח.פ / ע.מ · טלפון · דוא״ל · כתובת.
• איש קשר ראשי + משני.

אישור ניהול ספרים (ניה״ס)

• תאריך תוקף (עד מתי בתוקף).
• צירוף סריקת האישור (PDF).
• באדג׳ צבעוני: ירוק = בתוקף · צהוב = עומד לפוג · אדום = פג תוקף.

אישור ניכוי מס במקור

• תאריך תוקף + אחוז ניכוי.
• צירוף מסמך.

פעולות

• חיפוש לפי שם/ח.פ.
• סינון לפי קטגוריה (תחזוקה/חומר/מורים/שירותים).
• ארכוב ספק לא פעיל.
• ייצוא לאקסל.

שתי תצוגות

• רשימת חובות — טבלה עם רמזורים: 🔴 חובות דחופים · 🟡 עומדים להגיע · 🟢 בטווח.
• קנבן — לוח עמודות: ממתין · בביצוע · הושלם.

שדות משימה

• ספק (נבחר מהמאגר).
• סכום · תיאור · תאריך יעד.
• מחלקה — גפן · רשות · הורים.
• מקור תקציבי — שיוך לסעיף תקציב.

⚡ שני כפתורי AI להוספת משימות

יש שני כפתורי AI ליצירת משימות — בחרו את המתאים לתרחיש:

• 🤖 ייבוא מהיר עם AI (בטאב המשימות עצמו) — למקרים בהם יש לכם רשימת חובות עם סכומים. ה-AI (Gemini Pro) מתאים כל ספק לשורת תקציב קיימת, שולף סכום/מקור/קוד סעיף, ומחשב רמזור (🔴/🟡/🟢) לפי שלמות המידע. מתאים להעתק מאימייל של מוסד או רשימת חובות עבר.
• 📝 צור משימות הנה״ח (בלוח ה-AI בראש הדף) — למקרים בהם יש רק שמות ספקים + פעולות לביצוע, בלי סכומים. ה-AI (Gemini Flash, זול ומהיר) מסווג כל שורה לאחד מ-5 סוגי פעולה:
  • להוציא צ׳ק — "נטוב — להוציא צ׳ק" → משימה "להוציא צ׳ק ל-נטוב"
  • לקבל צ׳ק — "מרנץ — לקבל צ׳ק" → "לקבל צ׳ק מ-מרנץ"
  • למסור צ׳ק — "פיצה י-ם — למסור" → "למסור צ׳ק ל-פיצה ירושלים"
  • לבקש הצעת מחיר — "דני ניר — הצעה" → "לבקש הצעת מחיר מ-דני ניר"
  • לבקש חשבונית — "ברזני — חשבונית" → "לבקש חשבונית מ-ברזני"
  סכום, מקור תקציבי, וסטטוס נשארים ריקים בכוונה — משלימים אותם ידנית בטבלה אחר כך. לפני השמירה אפשר לערוך כל שורה: dropdown לסוג פעולה, שם ספק, כותרת המשימה.

פעולות

• המר לצ׳ק — משימה הופכת לטיוטת צ׳ק ב"צ׳קים לחתימה".
• ייצוא לאקסל.

חלוקה לחשבונות

• כל חשבון מוצג בנפרד — חשבון הורים / חשבון רשות.
• לכל חשבון: מונה "ממתינים לחתימה" + סה״כ סכום.

שדות צ׳ק

• מספר שובר · מספר צ׳ק · ספק · סכום.
• סעיף תקציב (נשלף אוטומטית ממאגר התקציב).
• תאריך הוצאה · תאריך פירעון.

🖨️ דף חתימה להדפסה

• כפתור "דף חתימה" יוצר דף HTML מסודר לחתימה פיזית.
• מדפיס את כל הצ׳קים הממתינים עם הספקים, סכומים, ומקום לחתימה.
• צ׳קים חסומים (אישורים פגים) — מופרדים ברשימה נפרדת עם הסיבה.

סטטוסים

• ממתין לחתימה → חתום → נפרע.
• שינוי סטטוס ידני או אוטומטי בעזרת דוח בנק.

בחירת שנה

• Dropdown בחירת שנת תקציב (למשל תשפ״ה, תשפ״ו).

חתכים

• לפי חשבון — גפן / רשות / הורים.
• לפי קטגוריה — שכר · תחזוקה · לימודי חוץ · אירועים · וכו׳.
• כל קטגוריה עם תתי-סעיפים.

תצוגה חזותית

• גרף עוגה — חלוקת התקציב בין חשבונות.
• גרפי עמודות — אחוז ניצול לכל קטגוריה.

AI Plan (לחשבון הורים)

• Gemini מציע חלוקת תקציב אוטומטית מחדש.
• כפתור "החל תכנון" מוסיף את השורות המוצעות.

מעבר שנה

• כפתור "העתק תקציב משנה קודמת" — כל הסעיפים נעתקים, ניתן לערוך.

ייצוא

• אקסל מפורט עם כל הסעיפים, התקציב המוקצה והניצול בפועל.

שלבי מכרז

• תכנון → קבלת הצעות → בחירה → זוכה → הסתיים.

שדות

• שם פרויקט · קטגוריה (בנייה / ציוד / שירותים) · תאריך יעד.
• מונה הצעות · שם זוכה (אחרי בחירה).
• קישור Google Drive לתיקיית המסמכים.

סינונים

• לפי קטגוריה · לפי שלב · טקסט חופשי.

מבנה היררכי

• קבלן ראשי — עם פרטי הסכם וקישור למסמכי הסכם.
• קבלני משנה — מקושרים לקבלן ראשי, מחולקים לפי פעילות.

שדות קבלן משנה

• שם · תיאור השירות · סכום משוער.
• סטטוס תשלום: ממתין · חלקי · שולם · מאומת.
• תאריך בדיקה אחרונה.

💬 יוצר הודעת מעקב

• כפתור שמכין הודעה עברית רשמית לקבלן — לאישור סטטוס תשלום.
• ניתן להעתיק ל-WhatsApp או למייל.

ייצוא

• אקסל עם מבנה עץ מלא (ראשי + משנה) וסטטוסים.

סוגי מסמכים אוטומטיים

• סיכום חודשי של הכנסות והוצאות.
• דוח ניצול תקציב.
• ניתוח ספקים (הכי פעילים, הכי גדולים).
• דוחות מותאמים לפי שאלה חופשית לעוזר ה-AI.

פורמט

• HTML ייחודי עם CSS להדפסה (RTL, גופן Assistant).
• Footer עם סימן מים של תאריך ההפקה.

תצוגה ומסננים

• מסנן שם מורה (אוטוקומפליט).
• מסנן טווח תאריכים — חודש נוכחי / מהחודש האחרון / מותאם.
• מסנן סוג — מחלה / מילואים / חופש / הצהרה / שעות נוספות / גפן.
• מסנן סטטוס — ממתין / אושר / נדחה.
• מסנן מקור תקציב — רגיל / גפן / חיצוני.
• צ׳קבוקס "דורש שיבוץ" ו-"חסר קובץ" לסינון מהיר של מקרים פתוחים.

פעולות אישור/דחייה

• כפתור ירוק — אישור (אופציה להוסיף הערת מזכירה).
• כפתור אדום — דחייה עם סיבה (חובה). המורה מקבל התראה.
• שיבוץ ממלא-מקום — בחירת מורה מרשימה; נשלחת לו התראה ומשימת מעקב אוטומטית.

סיכום AI של אישורים רפואיים

• כל דיווח מחלה עם PDF/תמונה מקבל סיכום של Gemini Flash: תאריכים, מספר ימים, סוג אבחנה.
• אפשר לערוך/לדרוס את הסיכום ידנית אם ה-AI טעה.
• חסכון ענק של זמן קריאה של אישורים רפואיים כתובי-יד.

סנכרון משרד החינוך

• העלאת XLSX של שיבוצי משרד החינוך — המערכת משווה ומסמנת ימים שדווחו בלי אישור MoE.
• טבלת staff_moe_sync שומרת היסטוריית סנכרונים לבדיקה.

ייצוא לשכר (XLSX, 3 גיליונות)

• סיכום שכר — שורה למורה עם סה״כ ימי מחלה / מילואים / חופש / שעות נוספות / גפן.
• פירוט מלא — כל דיווח בשורה נפרדת עם תאריך, סוג, מקור תקציב, סטטוס, ממלא-מקום.
• פירוט גפן — רק שעות גפן, לחשבשבת/מערכת תשלומים חיצונית.
• הייצוא מתעלם מדיווחים שנדחו — רק אושרו נספרים.

הרשאות

• הטאב "ניהול ומזכירות" מוצג רק למי שיש לו את הרשאת הדף admin_absence.
• ברירת מחדל — תגים מזכירה / מנהל / ניהול. ניתן לשנות ב-ניהול הרשאות.

זרימת עבודה טיפוסית

• הורים ממלאים טופס רישום ציבורי (לכיתה א׳ או ב׳-ח׳).
• הרישום מגיע למסך ניהול רישומים בסטטוס "ממתין".
• מזכירה פותחת כרטיס רישום, בודקת, מזמנת לראיון.
• אחרי החלטה — אישור/דחייה עם מייל + מכתב אוטומטי.
• רישום מאושר → הופך אוטומטית לתלמיד בטבלת התלמידים.

פרטי התלמיד/ה

• שם פרטי + משפחה · ת.ז.
• תאריך לידה לועזי + עברי (ממיר אוטומטית).
• גן נוכחי (נבחר מ-Dropdown).

פרטי הורים (שני הורים)

• שם מלא · ת.ז. · טלפון · דוא״ל · שנות השכלה.

פרטי משפחה

• מצב משפחתי · מספר ילדים · קופת חולים · כתובת מלאה.

שדות סימון

• האם דרוש ועדת שילוב / הכלה.
• האם עבר/ה אבחון התפתחותי.
• צרכים מיוחדים.

קבצים (עד 8MB)

• צילום ת.ז. של התלמיד/ה.
• תמונת פספורט עדכנית.

אישורים

• צ׳קבוקס: מאשר/ת תשלום שכר לימוד.
• צ׳קבוקס: מאשר/ת את הסכם הרשות.

שליחה

• בלחיצה — נשמר כרישום חדש בסטטוס "ממתין".
• אם השם תואם מועמד קיים — מתבצע קישור אוטומטי.
• ההורה מועבר לדף תודה.

הבדלים מטופס א׳

• במקום "גן נוכחי" — "כיתה ומוסד נוכחי".
• במקום "גננת" — "מחנך/ת נוכחי/ת".
• שאר השדות (הורים, כתובת, קבצים, אישורים) — זהים.

תוכן הדף

• ✓ אישור "הבקשה התקבלה בהצלחה".
• מספר אסמכתא (מזהה הרישום) — שמור להתייחסות עתידית.
• שם התלמיד/ה שנרשם/ה.
• הודעה: "בית הספר יבחן את הבקשה וייצור קשר תוך ימים ספורים".

קישורים לטפסים (להפצה)

• URL של טופס כיתה א׳ (להעתקה ושליחה להורים).
• URL של טופס ב׳-ח׳.
• קישור למועמדים.

סיכום לפי גן

• טבלה שמציגה לכל גן — כמה ילדים נרשמו, כמה אושרו, אחוזי קבלה.

רשימת רישומים

• שם תלמיד, הורה, טלפון, תאריך שליחה, סטטוס, נקודות צ׳ק-ליסט.

מסננים

• סטטוס: ממתין / ראיון / אושר / נדחה.
• שכבה, כיתה, עיר, גן, טקסט חופשי.

📤 ייבוא מ-Excel

• גיליון א׳ (Google Forms XLSX) — 45 עמודות.
• גיליון ב׳-ח׳ (Google Forms XLSX) — 47 עמודות.
• גיליון מעקב פנימי — 53 עמודות; מעדכן סטטוסים ו-6 דגלים בצ׳ק-ליסט של רישומים קיימים.
• זיהוי כפילויות אוטומטי — לא ייבוא שני פעמים אותה שורה.

מידע מוצג

• פרטי תלמיד מלאים.
• פרטי שני ההורים.
• שדות מותאמים מהטופס (בחירת כיתה רצויה וכו׳).

עדכון סטטוס

• ממתין → מוזמן לראיון → אושר / נדחה.
• שדה "סיבה" כשדוחים.

📋 צ׳ק-ליסט בדיקה

• טופס מלא · צילום ת.ז. · אישור רשות · אישור משרד · מכתב קבלה · יצרו קשר ב-WhatsApp.
• כל פריט נקודה עצמאית לסימון.

הערות מזכירות

• שדה חופשי; שליחת מייל/מכתב מוסיפים אוטומטית רשומת audit.

📧 שליחות מייל/מכתב

• שלח תגובה במייל — דרך חשבון בית ספר משותף.
• מכתב קבלה רשמי — תבנית עברית ממועדת, מודפסת ל-PDF + נשלחת.

קבצים

• צפייה/הורדה של סריקת ת.ז. ותמונת הילד/ה.

יצירת תלמיד

• אחרי אישור — כפתור "צור תלמיד" מוסיף אותו לטבלת התלמידים עם השיוך הנכון (שכבה/כיתה).

סטטוסי מועמדות

• מעוניינים · אמרו שירשמו · מתלבטים · לא נרשמים · לא נקבל.

סיכום עליון

• 6 כרטיסים — ספירה לכל סטטוס.
• פילוח לפי גן — כמה מועמדים מכל גן.

פעולות

• הוספה / עריכה / מחיקה אינליין.
• סינון לפי סטטוס ולפי גן.
• ייבוא בכמות מקובץ Excel של סקר גנים.

גיליון טופס א׳ (45 עמודות)

• ייצוא ישיר מ-Google Forms של טופס כיתה א׳.
• נכנס כרישום חדש מסוג "alef".

גיליון טופס ב׳-ח׳ (47 עמודות)

• ייצוא ישיר מ-Google Forms של טופס הכיתות הגבוהות.
• נכנס כרישום חדש מסוג "bet-het".

גיליון מעקב פנימי (53 עמודות)

• קובץ עבודה פנימי — מעדכן רישומים קיימים (לא מוסיף חדשים).
• זיהוי לפי: שם משפחה + שם פרטי.
• מעדכן: סטטוס + 6 דגלים בצ׳ק-ליסט (ת.ז., רשות, משרד, מכתב קבלה, WhatsApp, תקין).

זיהוי כפילויות

• טביעת אצבע לכל שורה — (סוג, שם משפחה, שם פרטי, ת.ז., תאריך שליחה).
• נשמרת בהערות האדמין; ייבוא חוזר לא יוצר שכפולים.